Från HR-samtal till strukturerad dokumentation, tydliga överenskommelser och uppföljning.
KommunDok för HR hjälper er att gå från ett känsligt samtal till ett strukturerat, granskat underlag — anpassat efter samtalstypen. AI:n föreslår och strukturerar; HR-handläggaren granskar, korrigerar och godkänner.
Inga automatiska beslut. Osäkra uppgifter markeras för mänsklig kontroll — inte fylls i på gissning.
HR är inte ett enda slags samtal.
Ett utvecklingssamtal och en utredning av misskötsamhet har helt olika krav på vad som ska fångas, hur det struktureras och vad som måste kunna spåras. KommunDok utgår från samtalstypen — inte från en mall som ska passa allt.
Medarbetar- och utvecklingssamtal
Fångar mål, uppgörelser och uppföljningspunkter — vad chef och medarbetare kommer överens om framåt.
Rehabiliterings- och återgångssamtal
Strukturerar rehabiljanssyfte, åtgärder, avstämningar och vem som sagt vad i återgångsplanen.
Arbetsmiljösamtal
Lyfter risker, åtgärdsförslag och ansvarsfördelning ur skydds- och arbetsmiljörundor.
Svårt samtal och misskötsamhet
Skiljer iakttagelser från bedömningar. Det som sagits, vad som dokumenterats och vad som behöver verifieras hålls isär.
Konfliktsamtal
Redovisar respektive part parts uppgivande separat, samt vad parterna är överens om.
Exitintervju
Strukturerar orsaker till uppsägning, erfarenheter och vad medarbetaren lyfter fram vid avslut.
Rekryteringsintervju
Strukturerar frågor och svar, bedömningar och motiv i urvalsprocessen.
Lönesamtal
Fångar lönesättning, motiv och överenskommelser som ska kunna spåras och följas upp.
Uppföljningssamtal
Kopplar tillbaka till tidigare åtgärder och avstämmer vad som är gjort och vad som återstår.
Utredande HR-samtal
Strukturerar iakttagelser, källor och bedömningar i en utredning — med tydlig gräns mot spekulation.
Listan är exempel på samtalstyper. Vilka som aktiveras för er styrs av era mallar och behov — tillsammans med er sätter vi upp det som är relevant.
Vad som fångas styrs av samtalstypen.
När du väljer samtalstyp aktiveras en AI-profil som bestämmer vilka fält och strukturer som används. Ett lönesamtal betonar motiv och överenskommelser; en misskötsamhetsutredning betonar iakttagelser och vem som sagt vad. Samma inspelning kan inte automatiskt passa överallt — därför ställer profilen in sig utifrån vad samtalet faktiskt handlar om.
- Fält, rubriker och granskningspunkter väljs utifrån samtalstyp.
- Känsliga samtal får strängare markering av osäkerhet och bristande källor.
- Profilen föreslår strukturen — innehållet och godkännandet ansvarar du för.
Rehabiliteringssamtal · 12 juni
AI-profil: rehabilitering · 2 deltagare
Strukturerat efter samtalstyp
Medarbetarens uppgivande
UppgivandeEgna upplevda hinder och önskemål
Arbetsgivarens uppgivande
UppgivandeIakttagelser och erbjudna åtgärder
Överenskommet
ÖverensProvanpassning vecka 34–38
Behöver verifieras
KontrolleraLäkarintyg inkommer — ej kontrollerat
Exempelvy. Innehållet är illustrativt och ingen verklig person.
Från samtal till dokument — i sex steg.
1. Välj HR-samtalstyp
Innan inspelningen väljer du vilken typ av HR-samtal det rör sig om. Det styr vilka fält, strukturer och kontroller som aktiveras.
2. Spela in eller ladda upp
Spela in samtalet direkt i appen, eller ladda upp en befintlig inspelning. Ljudet bearbetas tillfälligt och raderas efter transkribering.
3. Transkribering och strukturerat HR-underlag
KommunDok transkriberar och strukturerar underlaget efter samtalstypen: vem som sagt vad, överenskommelser, åtgärder och öppna frågor.
4. Mänsklig granskning
HR-handläggaren granskar, korrigerar och godkänner. Inget dokument skapas automatiskt — osäkra uppgifter markeras för kontroll.
5. Skapa dokument, åtgärdsplan eller uppföljningsunderlag
Utifrån det godkända underlaget skapas det dokument som passar samtalstypen: sammanfattning, åtgärdsplan eller uppföljningsunderlag — enligt era mallar.
6. Export och överföring
Dokumentet exporteras och överförs till kundens eget HR-, ärende- eller dokumenthanteringssystem. KommunDok är arbetsytan — er egen lagring är förstahandsvalet för slutdokumentation.
Skilj på uppgivande, överenskommelse och vad som behöver verifieras.
Känsliga HR-samtal ställer särskilda krav. KommunDok är utformat för att hålla isär olika slags uppgifter så att underlaget går att granska och försvara — utan att något görs till mer än det är.
Vem som sagt vad hålls isär
Systemet skiljer på vad en person uppger, vad arbetsgivaren uppger, vad parterna är överens om och vad som behöver verifieras mot annan källa.
Människa godkänner — inte AI
AI-underlaget är ett stöd i beredningen. Det granskas alltid av en människa innan något godkänns eller arkiveras.
Iakttagelse skiljs från bedömning
Det som sagts redovisas separat från tolkningar. Systemet fyller inte i på gissning — osäkerhet markeras öppet.
Vad detta inte är. KommunDok är ett stöd för dokumentationen. Det är inte en bedömare av skuld, en juridisk rådgivare eller ett bevis i sig. Slutligt ansvar för innehåll, bedömningar och lagring ligger alltid hos kommunen — precis som i dag.
KommunDok är arbetsytan — er lagring är förstahandsvalet.
KommunDok är där ni skapar, granskar och godkänner HR-underlaget. När det är klart är det självklart att den slutliga dokumentationen hamnar i det HR-, ärende- eller dokumenthanteringssystem ni redan har och litar på. KommunDok ska inte bli ännu ett ställe att förvara slutdokument — det ska vara den arbetsyta som leder dit.
- Export till format som passar era befintliga system.
- Kundens egen lagring är förstahandsvalet för slutdokumentation.
- Ljud raderas efter transkribering — inget permanent ljudarkiv i KommunDok.
Lagring av HR-dokumentation
Känsliga personuppgifter i HR-samtal hör hemma i kommunens egen lagring, under kommunens behörighets- och gallringsmodell. KommunDok bearbetar materialet inom ett behörigt arbetsflöde och är inte en långtidslagring för den typen av uppgifter. KommunDok ersätter inte kommunens sekretess-, behörighets- eller rättsliga bedömningar.
All data hanteras inom Sverige/EU, är krypterad och används aldrig för AI-inlärning. Ljud sparas inte — det raderas direkt efter transkribering.
Se KommunDok för HR i praktiken.
I en demo visar vi hur en samtalstyp aktiveras, hur underlaget struktureras och var den mänskliga granskningen sker. Vi utgår gärna från era egna samtalstyper och mallar.