Så fungerar KommunDok i praktiken.
KommunDok är utformad för att passa kommunens arbetssätt och skapa en enkel, trygg och effektiv dokumentationsprocess. Nedan beskrivs hur appen används i praktiken under ett vanligt möte.
- Steg 1
Start av mötet
Handläggaren inleder mötet tillsammans med övriga deltagare och startar KommunDok-appen direkt på sin telefon. Appen är snabb att öppna och kräver minimal förberedelse, vilket gör att fokus kan ligga på mötet från första stund.
- Steg 2
Placering för optimal ljudupptagning
Telefonen placeras på bordet, vanligtvis i mitten, för att säkerställa god ljudupptagning från samtliga deltagare. Om handläggaren inte vill ha telefonen synlig, eller om mötets förutsättningar kräver bättre ljudkvalitet, kan en extern mikrofonenhet användas.
- Steg 3
Start av inspelning
När mötet börjar startar handläggaren inspelningen med ett enkelt klick i appen. Under mötets gång kan handläggaren fokusera fullt ut på dialogen, deltagarna och innehållet istället för att föra manuella anteckningar — vilket bidrar till bättre kvalitet i mötet och ett mer professionellt bemötande.
- Steg 4
Automatisk transkribering och rapportframtagning
När mötet avslutas stoppas inspelningen i appen. KommunDok påbörjar då automatiskt transkribering och omvandlar innehållet till en strukturerad rapport — anpassad efter kommunens arbetssätt, terminologi och relevanta styrdokument.
- Steg 5
Tillgång till färdig rapport
När handläggaren återgår till sitt kontor kan hen logga in i systemet där rapporten nu finns tillgänglig både på telefonen och datorn. Rapporten kan granskas, kompletteras vid behov och hanteras vidare enligt verksamhetens rutiner — handläggning, journalföring eller uppföljning.
Extern mikrofon för bästa ljudkvalitet.
KommunDok App stödjer både kabel- och Bluetooth-anslutning. Som en del av våra avtal tillhandahåller vi externa enheter, exempelvis Jabra Speak2 55.
- Batteridrivna och enkla att flytta mellan rum
- Anpassade för möten med flera deltagare
- Fördelas till de handläggare som har störst behov
Rapporten finns redo när du återgår till kontoret.
Logga in i systemet på datorn för att granska, komplettera och hantera rapporten vidare enligt verksamhetens rutiner — oavsett om det gäller handläggning, journalföring eller uppföljning.
Klienten kan tala på sitt eget språk.
Ett samtal blir sällan bättre av att någon måste byta språk. KommunDok stödjer många språk, så att den ni möter kan tala det språk som känns naturligt — medan tjänsten fångar samtalet och hjälper medarbetaren att skapa ett strukturerat underlag på svenska. Den färdiga rapporten kan även tas fram på ett annat valt språk, med bibehållen struktur och terminologi.
Naturligt samtal
Deltagarna kan tala det språk som känns naturligt, medan medarbetaren håller fokus på dialogen i stället för på anteckningar.
Rapport på valt språk
Efter mötet kan rapporten tas fram på valt språk. Namn på personer, platser och organisationer lämnas oöversatta.
Många språk
Stöd för många av de språk som är vanligast i svensk kommunal verksamhet, till exempel arabiska, dari, somaliska, tigrinja och ukrainska.
Språk som stöds
Ett sammanhållet arbetsflöde — från möte till färdig dokumentation.
Genom att kombinera enkel användning, hög ljudkvalitet och automatiserad rapportframtagning bidrar lösningen till ökad effektivitet, högre kvalitet i dokumentationen och bättre förutsättningar för rättssäker handläggning.